Le cahier des charges est l’étape la plus importante du projet. Il doit être fait en interne. Il s’agit de définir les contours du projet afin d’être certain des éléments du projet. La conception du cahier des charges est codifié. Nous allons vous expliquer comment le faire.

Définition de la finalité

Dans un premier temps, pour toute projet, il faut définir les objectifs, les acteurs, le plan d’actions, le scénario et le pilotage.

La note de cadrage

Pour cela il faut réaliser une note de cadrage :

• finalité du projet (intentions, adéquation avec la politique de l’entreprise)
• contexte (technique, économique, organisationnel, social)
• impacts attendus (technique, économique, organisationnel, social)
• périmètre du projet (produit à livrer, client/utilisateur, projets connexes)
• contraintes (techniques, réglementaires, calendaires, sociales)
• complexité du problème (qualitative, quantitative)
• risques identifiés (à faire, à ne pas faire)
• facteurs clés de succès
• annexes (études préalables, normes)

La Description des objectifs

Afin de définir les objectifs il font définir les éléments suivants pour chaque partie du projet :

• origine des attentes
• besoins à satisfaire
• fonctions à mettre en place : nature, performances visées, poids

Il s’agit de décrire et analyser la situation initiale, le fonctionnement du système, les raisons de ce fonctionnement et de cette situation, la performance du système, les dysfonctionnements et les causes du dysfonctionnement. Les éléments du système sont : métiers, technologies, compétences, structures d’information et de gestion, culture, stratégie d’acteurs, environnement. Il faut décrire la situation visées avec chaque éléments du système précédemment défini. Ensuite, il faut définir les objectifs, à savoir les résultats à atteindre.
Les objectifs peuvent être de divers sortes :

• économie (coût, exploitation)
• délais (durée totale, échéancier)
• enrichissement (changement, comportement)
• contraintes (normes, règles à respecter)
• conformité (qualité)
• objectif globaux (industriel, social, technique, organisationnel)

L’objectif doit être clair, précis, quantifiable, réalisable mais ambitieux, repéré dans le temps (échéance, fréquence), explicite et écrit.
Le cahier des charges fonctionnel formalise cet objectif.

Réalisation du Cahier des Charges Fonctionnels

• Présentation générale (origine du projet, situation existante, identification des besoins, insertion du projet dans l’entreprise)
• Impacts attendus : définir tous les impacts selon la nature de l’impact et définir les délais pour chacun
• Produits à réaliser : description générale, fonctionnelle, critères de réussite
• Autres objectifs : budget du projet, délai de réalisation, objectifs complémentaires
• Contraintes : techniques, réglementaires, calendaires, sociales
• Risques identifiés : techniques, économiques, sociaux
• Exigences particulières (qualité, organisation de projet, autres)
• Justification du projet (avantages espérés, arguments opposés)
• annexes : dossiers de référence et règles à appliquer

Alexandre Favrot

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